APA ITU MBJ?

Majlis Bersama Jabatan (MBJ) merupakan sebuah medium dua hala iaitu pihak pekerja diberi saluran untuk berkomunikasi dengan pihak pengurusan dalam menyuarakan pendapat, pandangan serta menyumbang idea-idea yang bernas demi kepentingan dan kebaikan organisasi.

PENUBUHAN MBJ

Semua agensi Kerajaan yang mengendalikan secara langsung urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan serta mempunyai kuasa untuk menimbang dan membuat keputusan ke atas perkara-perkara tersebut adalah dikehendaki menubuhkan MBJ. Bagi tujuan penubuhan MBJ, satu draf perlembagaan yang telah dipersetujui oleh Pihak Pengurusan dan Pihak Pekerja perlu digubal terlebih dahulu dan hendaklah dikemukakan kepada JPA untuk kelulusan.

BIDANG DAN FUNGSI MBJ

Skop, bidang dan fungsi MBJ lebih menitikberatkan kepada kepentingan pekerja-pekerja dalam sesebuah organisasi. Di samping bertujuan untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak pekerja, ia juga boleh dijadikan sebagai satu forum perbincangan di antara pihak pengurusan dan pekerja. MBJ yang aktif secara tidak langsung akan dapat menyemai semangat bekerja di kalangan pekerja untuk berkhidmat dengan lebih dedikasi dan produktif.

FAEDAH MBJ

Di antara faedah yang boleh didapati daripada mesyuarat MBJ ialah dapat mewujudkan hubungan dan sikap yang positif antara pihak pengurusan dan pihak pekerja, kepuasan hati, peningkatan daya pengeluaran, peningkatan kualiti kerja, penjimatan kos, kemajuan pekerja, sikap hormat menghormati, penyelesaian masalah, kesetiaan kepada organisasi, dan perpaduan.

PERKARA YANG BOLEH DIBINCANG DI DALAM MBJ

Perkara yang boleh dibincang adalah meliputi semua perkara yang berkaitan dengan keadaan bekerja kecuali yang menyentuh dasar kerajaan atau hal-hal peribadi. Walau bagaimanapun, isu berkaitan dasar boleh dibincangkan dengan tujuan menerangkan pelaksanaanya sahaja. Antara perkara-perkara yang boleh dibincangkan di dalam forum meliputi isu elaun dan kemudahan, kewangan, perkhidmatan, skim perkhidmatan dan perjawatan, kebajikan, pentadbiran dan hal-hal lain.

KEAHLIAN

Majlis Bersama Jabatan bagi Majlis Agama Islam Melaka (selepas ini disebut sebagai “Majlis”) hendaklah mengandungi dua puluh lapan (28) orang ahli termasuk Pengerusi, Naib Pengerusi dan dua (2) orang Setiausaha Bersama yang terdiri daripada dua belas (12) orang ahli yang dilantik oleh Setiausaha Majlis Agama Islam Melaka (selepas ini disebut sebagai "Pihak Pegawai”) dan enam belas (16) orang ahli yang dipilih oleh pekerja-pekerja yang berkhidmat di Majlis Agama Islam Melaka (selepas ini disebut sebagai “Pihak Pekerja”).

PIHAK PEGAWAI

Ahli-ahli bagi Pihak Pegawai hendaklah terdiri daripada Pegawai-Pegawai Majlis Agama Islam Melaka seperti berikut :

1. Setiausaha - Pengerusi
2. PSU Bahagian Pentadbiran - Setiausaha
3. Pengurus Baitulmal - Ahli
4. PSU Bahagian Zakat - Ahli
5. PSU Bahagian Pembangunan Hartanah - Ahli
6. PSU Bahagian Kewangan dan Akaun - Ahli
7. PSU Bahagian Balai Islam - Ahli
8. PSU Bahagian Teknologi Maklumat & Penerbitan - Ahli
9. PSU Bahagian Pembangunan Sumber Manusia - Ahli
10. Ketua Seksyen Pembangunan Insan - Ahli
11. Ketua Seksyen Wakaf - Ahli
12. Ketua Seksyen MAL - Ahli
13. Pegawai Undang-Undang - Ahli
14. Ketua Seksyen Agihan Zakat - Ahli
15. Pegawai Atase Pendidikan (Melaka) - Ahli

Mereka ini hendaklah dilantik atas nama jawatan masing-masing

PIHAK PEKERJA

Ahli-ahli bagi Pihak Pekerja hendaklah terdiri daripada pekerja- pekerja Gred 41 dan ke bawah dan dipilih oleh pekerja-pekerja yang berkhidmat di Majlis Agama Islam Melaka. Peraturan bagi pemilihan ahli-ahli Pihak Pekerja hendaklah dibuat mengikut peraturan-peraturan yang akan disediakan, buat permulaan oleh satu jawatankuasa yang ditubuhkan oleh pekerja-pekerja di Majlis Agama Islam Melaka dan diluluskan oleh Setiausaha Majlis Agama Islam Melaka.

 PERATURAN-PERATURAN PEMILIHAN AHLI-AHLI PIHAK PEKERJA

Pemilihan ahli-ahli Pihak Pekerja hendaklah mengikut peraturan-peraturan seperti di bawah:

a) satu atau dua orang wakil daripada setiap Bahagian di Majlis Agama Islam Melaka. Pemilihan ini hendaklah dibuat oleh pekerja-pekerja di peringkat Bahagian itu sendiri;
b) komposisi keahlian perlulah seboleh mungkin terdiri daripada wakil-wakil Kumpulan Pelaksana dari setiap gred jawatan; dan
c) seorang Pengerusi Pihak Pekerja dan seorang Setiausaha Bersama perlu dilantik daripada kalangan ahli- ahli Pihak Pekerja yang telah dipilih.

KEKOSONGAN ANGGOTA

Kekosongan yang berlaku di dalam keanggotaan Pihak Pekerja hendaklah diisi oleh calon-calon daripada pekerja-pekerja itu sendiri yang terdiri daripada kakitangan Majlis Agama Islam Melaka seperti di perenggan 3.

TEMPOH JAWATAN DISANDANG

Ahli-ahli Pihak Pekerja hendaklah memegang jawatan selama tempoh dua (2) tahun mulai dari tarikh pelantikan mereka dan mereka boleh terus memegang jawatan tersebut sehingga ahli-ahli yang akan mengambil alih telah dilantik atau dipilih.

SEBAB PENAMATAN KEANGGOTAAN

Keanggotaan mana-mana ahli Pihak Pekerja boleh ditamatkan lebih awal sekiranya dia:

(i) disahkan tidak sihat atau tidak berupaya dari segi mental atau fizikal oleh Pegawai Perubatan;
(ii) dinaikkan pangkat ke jawatan lebih tinggi daripada Gred 41;
(iii) bertukar ke jabatan lain atau tidak lagi berkhidmat di Majlis Agama Islam Melaka; atau
(iv) dikenakan tindakan tatatertib.

PEGAWAI-PEGAWAI MAJLIS

Pegawai-Pegawai Majlis adalah terdiri daripada Pengerusi, Naib Pengerusi dan dua (2) Setiausaha Bersama yang masing-masing dilantik oleh kedua-dua Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja serta ahli-ahli seperti di perenggan 2 dan 4. Naib Pengerusi adalah Pengerusi ahli Pihak Pekerja.

TUJUAN

Tujuan Majlis adalah untuk meperolehi seluas-luas kerjasama di antara Majlis Agama Islam Melaka dengan kakitangan-kakitangan yang bertugas di Majlis Agama Islam Melaka dalam perkara- perkara yang berkaitan dengan kelicinan kerja dan kebajikan pekerja-pekerja berkenaan, untuk mengadakan jentera bagi menguruskan soal-soal mengenai syarat-syarat bekerja dan amnya untuk mengumpul pelbagai buah fikiran daripada pekerja-pekerja dengan wakil-wakil rasmi Majlis Agama Islam Melaka.

BIDANG DAN FUNGSI

Bidang dan fungsi Majlis hendaklah hanya tertumpu kepada perkara-perkara yang termasuk di dalam bidang kuasa Majlis yang mana adalah seperti berikut:

a) membincang dan memutuskan perkara-perkara mengenai syarat-syarat bekerja yang ada kaitan dengan pentadbiran yang berkenaan kecuali perkara-perkara yang melibatkan dasar Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri atau hal- hal perseorangan;
b) membolehkan kakitangan mengambil bahagian dan lebih bertangggungjawab di atas perkara-perkara mengenai kerja- kerja mereka dan mematuhi syarat-syarat dan peraturan dalam menjalankan tugas;
c) menggalakkan kakitangan mengambil bahagian dalam perbincangan-perbincangan untuk meningkatkan lagi pengetahuan mereka mengenai pentadbiran pelbagai jabatan; dan
d) mengadakan kemudahan bagi memperbaiki perjalanan organisasi pejabat serta menerima cadangan dan syor-syor daripada kakitangan mengenai perkara ini.

MESYUARAT-MESYUARAT

• Mesyuarat-Mesyuarat biasa bagi Majlis hendaklah diadakan sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sekali atau empat (4) kali setahun.
• Korum bagi mesyuarat Majlis hendaklah sekurang-kurangnya terdiri daripada lima puluh peratus (50%) atau 6 orang ahli Pihak Pegawai dan lima puluh peratus (50%) atau 8 orang ahli Pihak Pekerja.
• Sekiranya Pengerusi tidak dapat mempengerusikan mana-mana mesyuarat Majlis, maka ahli Pihak Pegawai yang paling kanan boleh mempengerusikan mesyuarat Majlis dengan kebenaran Pengerusi. Dalam apa keadaan sekalipun, Naib Pengerusi iaitu Pengerusi Pihak Pekerja tidak boleh mempengerusikan mana- mana mesyuarat Majlis.
• Agenda bagi mesyuarat-mesyuarat Majlis hendaklah disediakan oleh Setiausaha Bersama dan dihantar oleh Setiausaha-Setiausaha tersebut kepada pihak masing-masing tidak kurang dari 7 hari sebelum tarikh mesyuarat. Perkara-perkara yang tidak termasuk di dalam agenda hanya boleh dibincangkan dengan kebenaran Pengerusi dan Naib Pengerusi.
• Mesyuarat Khas Majlis boleh diadakan dengan permintaan Pengerusi atau Naib Pengerusi jika dikehendaki. Tarikh mesyuarat tersebut hendaklah dipersetujui oleh pegawai-pegawai Majlis. Perkara-perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat tersebut hendaklah terhad kepada perkara-perkara yang dinyatakan dalam notis memanggil mesyuarat berkenaan sahaja.

KEPUTUSAN

• Segala keputusan Majlis hendaklah dicapai secara persetujuan di antara kedua-dua belah pihak.
• Keputusan yang diambil, jika tidak ada hubungan dengan jabatan- jabatan lain dan tidak bertentangan dengan dasar Kerajaan Persekutuan dan Negeri, boleh dilaksanakan terus oleh Majlis Agama Islam Melaka. Bagi keputusan yang ada kaitan dengan dasar Kerajaan Persekutuan dan Negeri ataupun jabatan-jabatan lain, ia hendaklah dirujukkan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam atau jabatan-jabatan yang berkenaan.
  

PINDAAN KEPADA PERLEMBAGAAN

Perlembagaan Majlis ini boleh dipinda dalam mana-mana satu mesyuarat Majlis dengan persetujuan tidak kurang daripada lima puluh peratus (50%) ahli Pihak Pegawai dan lima puluh peratus (50%) ahli Pihak Pekerja yang hadir dalam mesyuarat tersebut. Notis mengenai pindaan hendaklah diberi dan diedarkan kepada ahli-ahli Majlis sekurang-kurangnya sebulan sebelum tarikh mesyuarat. Segala pindaan perlembagaan yang telah diluluskan oleh Majlis hendaklah dikemukakan ke Bahagian Saraan, Jabatan Perkhidmatan Awam untuk kelulusan.