UNIT KAWALAN REKOD DAN FAIL

• Memantau pengurusan rekod jabatan yang dilaksanakan di semua pejabat MAIM dan cawangan-cawangan
• Memastikan rekod-rekod rasmi jabatan, laporan-laporan berkaitan direkod dan dijilidkan supaya mudah dirujuk
• Melaksanakan pengurusan rekod jabatan bagi semua dokumen terbuka jabatan sahaja
• Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Rekod (JkPR) DAN Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Pengurusan Rekod (JTPR)
• Melaksanakan pelupusan rekod jabatan
• Melaksanakan latihan penggunaan sistem pengurusan rekod digital jabatan
• Menyelia Bilik Dokumentasi MAIM
• Menguruskan Bilik Rekod/Fail Jabatan

UNIT PENGURUSAN ASET

• Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK), Majlis Agama Islam Melaka yang bersidang empat (4) kali setahun;
• Melaksanakan pengurusan Aset Alih MAIM di ibu pejabat dan setiap cawangan yang meliputi proses berikut:
  1. Penerimaan;
  2. Pendaftaran;
  3. Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan;
  4. Penyelenggaraan;
  5. Pelupusan; dan
  6. Kehilangan dan Hapus Kira.
• Melaksanakan pengurusan stok di Stor Utama yang meliputi proses berikut:
  1. Penerimaan;
  2. Merekod Stok;
  3. Penyimpanan Stok;
  4. Pengeluaran Stok;
  5. Pemeriksaan Stok;
  6. Keselamatan dan Kebersihan;
  7. Pelupusan Stok; dan
  8. Kehilangan dan Hapus Kira.

• Melaksanakan pengurusan kunci keselematan di Ibu Pejabat Majlis Agama Islam Melaka yang meliputi proses berikut:
  1. Kawalan Kunci Keselamatan;
  2. Penyimpanan Anak Kunci;
  3. Kunci Pendua; dan
  4. Kehilangan Anak Kunci.

PROSES MELANTIK PANEL

• Menerima permohonan dari pihak klinik
• Adakan lawatan ke premis untuk pemeriksaan perjalanan kelinik, kedudukan dan keperluan setempat;
• Buat laporan dan cadangan serta hantar kepada setiausaha / ketua bahagian;
• Sekiranya cadangan untuk melantik dipersetujui teruskan proses melantik sekiranya tidak dipersetujui keluarkan surat jawapan tidak dipersetujui;
• Sediakan dokumen perjanjian pelantikan panel doktor MAIM;
• Maklumkan kepada semua kakitangan MAIM atas lantikan;
• Masukkan dalam senarai panel doktor;
• Fail dan rekod.

PROSES MEMBUAT BAYARAN:

• Kakitangan / Ahli Keluarga Seperti Suami / Isteri / Ibu / Bapa / Ibu / Bapa Mertua / Anak 21 Tahun Kebawah Menggunakan Panel Doktor Dengan Mengemukakan Buku Rawatan Kepada Klinik Panel;
• Menerima Tuntutan Dari Klinik Panel;
• Menyemak Tuntutan Dari Segi Pengguna, Kadar Yang Dituntut, No Invois, Tarikh Dokumen Sokongan iaitu Salinan Potostat Penyata Akaun;
• Hantar Kepada Ketua Unit Untuk Pengesahan;
• Menyemak sekali lagi dan mengesahkan invois;
• Sekiranya lengkap dan tiada pembetulan hantar kebahagian kewangan untuk proses bayaran;
• Merekod kadar penggunaan dalam rekod penggunaan beserta baki. Peruntukan diberi setahun adalah sebanyak RM 2,000.00;
• Membuat Bayaran.

UNIT PENTADBIRAN AM

• Melaksanakan pemantauan pengurusan pejabat selaras dengan Pekeliling Pengurusan Pejabat Kerajaan
• Memantau pengurusan dan perkhidmatan keselamatan bangunan-bangunan MAIM
• Menyelaras pergerakan pemandu dan PAP berdasarkan keperluan jabatan
• Mengurusetiakan Mesyuarat MBJ, Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Bahagian
• Menyelaras kehadiran pegawai ke majlis-majlis rasmi jabatan luar dan agensi negeri
• Menguruskan dan menyelia pembayaran bil-bil utility jabatan
• Melaksanakan dan menyelaras urusan tuntutan balik penggunaan panel klinik
• Menguruskan proses perlantikan panel klinik
• Melaksanakan pengurusan kenderaan Jabatan
• Menguruskan pengurusan panjar wang runcit bahagian
• Membuat LO untuk pembelian
• Membuat Nota Minta